Willkommen an Bord – einen guten Start ermöglichen.

Übrigens…. Onboarding meint „an Bord holen“ und bezeichnet den Prozess der Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen (fachliche und soziale Integration) von der Bewerbung bis etwa zum Ende der Probezeit.

10 Tipps für ein erfolgreiches Onboarding aus der Praxis Evangelischer Schulen in Bayern

1. Informationen vorab zugänglich machen

Bereits in der Bewerbungsphase werden Kultur und Werte der Schule vermittelt. Dies zeigt sich in der Art und Weise der Kommunikation mit den Bewerber*innen. Viele Schulen versenden ihren Jahresbericht und andere Informationen bereits mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch und laden vorab zu einer Hausführung ein, teilweise stehen auch Kolleg*innen für weitere Informationen zur Verfügung. Nach dem Motto: „Wir zeigen wer wir sind und was wir tun, denn nichts wirkt attraktiver, als eine gute Schule.“

Für Neue ist es hilfreich, wenn sie für Rückfragen eine Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner haben. Vielen gibt es auch ein sicheres Gefühl des Ankommens, wenn sie im Voraus wichtige Termine aber auch einige Informationen über die Schule und das Schulleben zur Verfügung gestellt bekommen. Leitfäden, Informationen zu Prozessen, Themen und Projekten helfen beim Einstieg mit Vorwissen. Diese können digital oder in Papierform verschickt werden. Selbstverständlich sollten wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Arbeitsverträge, rechtzeitig vorliegen.

2. Einen Plan für die Einarbeitung erstellen

Es lohnt sich, einen strukturierten Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden zu erstellen. Manche Schulen haben ein Onboarding-Konzept, das in ihr Qualitätsmanagement integriert ist, andere arbeiten mit einer Checkliste für die Einarbeitung Neuer, einige haben eine*n Beauftragte*n für Onboarding.

In der Planungsphase spielen auch individuellen Bedarfe neuer Mitarbeiter*innen eine Rolle. Welche beruflichen Erfahrungen sind vorhanden? Welche fachliche Unterstützung könnte nötig sein? Ist die neue Stelle mit einem Umzug verbunden? Ist das kirchliche Schulwesen bekannt? etc. Auf den Punkt gebracht heißt es, darauf zu achten, was der oder die Einzelne braucht, um gut starten zu können.

3. Arbeitsplatz einrichten

Schon vor dem Start sollte der Arbeitsplatz eingerichtet sein und die Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Hilfreich ist ein Willkommenspaket, zum Beispiel mit:

• Schlüssel
• Dienst-Laptop
• Dienstliche Mailadresse etc.
• Lehrer*innenhandbuch mit Unterlagen zur Schule (auch wenn sie teilweise schon im Bewerbungsverfahren ausgehändigt wurden)
• Infos zu speziellen Mitarbeiterangeboten
• Logistische Einweisungen, etwa für den Parkplatz und für Arbeitsmittel
• Strukturierter Einarbeitungsplan

4. Willkommen heißen und das Kollegium vorstellen

Formale Begrüßung und willkommen heißen innerhalb des Kollegiums sind sehr wichtig. Dazu gehört auch eine Führung durch die Schule. Dies hilft Neuankömmlingen, sich schnell zu integrieren. In manchen Schulen gibt es ein Vorstellungsgespräch in größerer Runde mit Kuchen und Getränken. Auch ein Bord mit Fotos und Namen der Kolleg*innen erleichtert das Kennenlernen.

Das Kollegium sollte bereits im Vorfeld wissen, dass eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege beginnt. Hier ist unbedingt auch das Sekretariat zu informieren. Für den Dienstbeginn sollte unbedingt ein Zeitpunkt gewählt werden, an dem eine Vorstellung gut passt und nicht in der Hektik des Lehrerzimmers untergeht.

5. Einführungstage veranstalten

Neue Mitarbeiter sollen die Schule nach und nach besser kennenlernen und in ihre Aufgaben hineinwachsen. Viele Schulen machen mit Einführungstagen oder -wochenenden gute Erfahrungen, vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeitenden neu beginnen. Sie haben zum Ziel, allgemeine Informationen zu vermitteln, den Träger und auch Trägervertreter, die organisatorische Struktur, das evangelische Profil, das Schulkonzept, bei größeren Trägern auch die unterschiedlichen Schulformen kennenzulernen. Das Zusammensein bietet vor allem auch Gelegenheit, um Kontakte zu knüpfen und sich wechselseitig zu unterstützen und Sicherheit zu geben.

6. Gottes Segen zusprechen

Schulgottesdienste sind ein wichtiges Element in der Kultur Evangelischer Schulen. An vielen Schulen werden neue Mitarbeitende im Schulgottesdienst begrüßt und mit einem Segen eingeführt. Wenn neue Mitarbeitende in einem Gottesdienst eingeführt werden, ist zu bedenken, dass wir auch an Evangelischen Schulen eine kirchliche Sozialisation nicht voraussetzen können. Eine freundliche und sensible Einladung, die das Gegenüber mitnimmt ist daher wichtig.

7. Einen Mentor zur Seite stellen

Gerade am Anfang, wenn die neuen Mitarbeitenden noch niemanden aus dem Kollegium kennen, ist die Begleitung durch ein*e Mentor*in eine große Hilfe bei allen möglichen Fragen. Viele Mentor*innen nehmen bereits kurz vor Arbeitsantritt Kontakt mit der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen auf, begrüßen ihn am ersten Tag, manche verabreden sich zu einem Mittagessen oder auf einen Kaffee.

Falls es wieder zu Distanzunterricht kommen sollte, ist es für Neue kaum möglich, Kontakte zu knüpfen. In diesem Fall ist ein Netzwerk von Ansprechpartnern, die auf die bzw. den Neuen von sich aus zugehen und auch mal zu einem Online-Kaffee einladen, umso wichtiger. Unser Tipp: In unserer virtuellen Schule treffen sich neue Kolleg*innen mit „alten Hasen“. Dies könnte auch „per Zufallsprinzip“ ausgelost werden.

Mentor*innen sollten vertrauensvoll sein, eine respektvolle und positive Einstellung gegenüber Menschen haben, gut kommunizieren können und schon einige Jahre an der Schule sein. Eine Vorbereitung auf diese Aufgabe, ein regelmäßiger Erfahrungsaustauch und das Einräumen von zeitlichen Ressourcen werden empfohlen.

8. Regelmäßiges Feedback einholen

Vor allem am Anfang sollte sich die Schulleitung ausreichend Zeit für Feedbackgespräche mit der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen nehmen. Auf der Agenda stehen sowohl fachliche Fragen als auch das persönliche Befinden. Es können Entwicklungsschritte aber auch Fortbildungsbedarfe und andere Unterstützungsmöglichkeiten in den Blick genommen werden. Dies ist der Anfang einer effektiven Personalentwicklung. Falls etwas nicht passen sollte, kann es offen angesprochen werden, um Lösungen zu finden. Ziel dieser Gespräche ist es, für beide Seiten eine Entscheidung über den dauerhaften Verbleib in der Schule zu treffen.

9. Persönliche Entfaltungsräume eröffnen

Evangelische Schulen leben vom Engagement ihrer Lehrkräfte. Daher ist es für eine schnelle und gute Integration wichtig, von Anfang an Möglichkeit herausstellen, wie sich Neue zusätzlich zum normalen Unterricht mit ihren Fähigkeiten und Interessen z.B. in AG’s und Wahlfächer einbringen können. Unser Motto lautet: "Das Gute entfalten". 

10. Sich in der Evangelischen Schulfamilie vernetzen

Um eine Vernetzung über den eigenen Schulstandort hinaus zu ermöglichen, laden wir als Evangelische Schulstiftung neue Lehrkräfte zu Einführungstagen ein. Dabei wird an einem aktuellen Thema gearbeitet und es werden Informationen über die Schulstiftung gegeben.